Company House - Resident1

Company House


dla firmy doradczej
w Hali Koszyki

STRESZCZENIE:


Klient szukał bardzo wyjątkowej i nietuzinkowej przestrzeni dla młodego i rozwijającego się zespołu w Centrum Warszawy. W wyniku naszej pomocy wynajął cały budynek należący do zabytkowego kompleksu biurowo usługowego Hala Koszyki.

TŁO


Lloyd Group zgłosił się do nas z prośbą o pomoc w znalezieniu nowego biura, zarządzali już trzema markami. W skład marki Lloyd Group dysponowali marką Rent Like Home, Lloyd Properties i Buy and Rent. Firma zatrudnia 60 pracowników, głównie doradców nieruchomości, którzy na co dzień pracę dzielą na tę w terenie i w biurze przygotowując oferty oraz organizując spotkania z klientami w biurze w salach konferencyjnych. Każdy z doradców, niezależnie od posiadanego doświadczenia, przechodzi na początku kilkutygodniowy cykl szkoleń oraz cotygodniowe obligatoryjne spotkania szkoleniowe z wewnętrznymi trenerami.

Właściciele firmy poszukiwali biura już od ponad roku. Samodzielnie - i tutaj bardzo nieskutecznie, ponieważ nie mieli na to czasu. Bardzo szybki rozwój firmy, zwłaszcza marki Rent Like Home bardzo angażował czasowo współwłaścicieli.

Zdelegowanie tak trudnego poszukiwania na pracownika nie było możliwo, ponieważ właściciele postawili sobie za punkt honoru znalezienie po wielu latach rozwoju docelowego biura, które będzie naprawdę spełnieniem ich marzeń, pracowników i docelowym miejscem na długie lata.

Wsparciem była jedna zagraniczna agencja nieruchomości komercyjnych, która przedstawiła kilka opcji głównie w standardowych biurowcach ale finalnie nie tego szukali właściciele Lloyd Group.

Pomysł właścicieli skupiał się na wersji dwupoziomowego biura, w którym pierwsze będzie spełniało kilka zadań tj. wejścia od ulicy, recepcji dla klientów i reklamową witryną od ulicy przyciągającą potencjalnych klientów. Natomiast drugi poziom miał być już biurem dla pracowników i klientów. Dodatkowo zbliżał się termin zakończenia okresu umowy najmu dotychczasowego biura. A więc działaliśmy dodatkowo pod presją czasu.

PROBLEM:


Polegał na tym, że dotychczasowe biuro było za ciasne, firma się rozrastała i zatrudniała coraz więcej pracowników. Biuro było nie ustawne, największy open space i kilka innych pokoi było przejściowych co utrudniało skupienie na pracy. Biuro znajdowało się na dwóch poziomach z dużą stratą powierzchni netto a więc najemca płacił za dużą niewykorzystaną powierzchnię. Standard był za niski i już nie odpowiadał oczekiwaniom pracowników oraz klientów aby firma mogła wejść na twz. wyższy poziom i pozyskać lepszych pracowników oraz klientów.

Naszym zadaniem było znalezienie nowego biura, które będzie:

  1. znajdowało się w bardzo ograniczonym obszarze ścisłego Centrum Warszawy
  2. w eleganckim, nowoczesnym budynku.
  3. posiadało wejście z parteru a resztę biura na 1 piętrze ( i to okazało się największym utrudnieniem)
  4. wykończone w nietuzinkowym stylu, w którym dobrze poczują się młodzi wiekiem pracownicy firmy, np. w stylu loftowym.
  5. w oczach klientów prestiżowym miejscem, świadczącym o wysokiej pozycji firmy
  6. ⅓ open space dla doradców, ⅓ części dla klientów i administracji i ⅓ dla przestrzeni szkoleniowej oraz chillout.

ROZWIĄZANIA


W pierwszej kolejności kluczowe okazało się bezpośrednie spotkanie z właścicielem firmy Prezesem Panem Kamilem Kosiorem, uzyskanie wszystkich niezbędnych informacji bez których nie jesteśmy w stanie szybko i skutecznie zaproponować właściwe oferty nieruchomości. Niestety dość często agencje nieruchomości zasypują klientów ofertami nieruchomości licząc na szczęście “a nuż się spodoba”. Czasami sami klienci oczekują takiej pomocy. Tak czy inaczej prowadzi ona do wydłużania procesu poszukiwania nowego biura i nieuchronnej frustracji po obu stronach.

W tym przypadku mieliśmy do czynienia ze świadomym i dojrzałym klientem. Zdefiniowanie problemów i analiza pod ewentualne rozwiązania dzięki temu była szybka. Po przeprowadzeniu rozmów bezpośrednich z właścicielami firmy, ustaleniu priorytetów oraz sprawdzeniu listy dotychczasowych propozycji przedstawionych klientowi postanowiliśmy przedstawić tylko jedną ofertę, która w naszej ocenie była albo spełnieniem marzeń klienta albo zbyt oryginalnym i ryzykownym projektem.

Szybko doprowadziliśmy do prezentacji biura w Hali Koszyki. To dawny budynek Dyrekcji Hali Koszyki, który po renowacji był jeszcze w całości do wynajęcia. Zlokalizowany w podwórzu na tyłach budynku z jednej strony nie spełniał warunku witryny od ulicy i widoczności. Jednak według nas Hala Koszyki zapewniała prestiż dla firmy, którego mogłaby nie zapewnić inna witryna nawet w lepszej lokalizacji.

Ku zaskoczeniu klienta, nasza propozycja wydała się interesująca i klient poprosił o przygotowanie warunków wynajmu biura od właściciela. Przygotowaliśmy szybko ofertę i rozpoczęliśmy rozmowy. Okazało się, że koszt wynajmu jest dość wysoki i stanowi wyzwanie dla rozwijającej się grupy. Jednak biuro było tak unikalne, że po naszej argumentacji i wewnętrznej analizie klient zobaczył w tym miejscu więcej korzyści niż ryzyk dla swojego biznesu. Bardzo ważnym argumentem okazał się również okres bezczynszowy tzw. rentfree. Znając możliwości rynku biurowego postanowiliśmy “wycisnąć” dla naszego klienta maximum. I tu możemy się pochwalić wynegocjowanym naprawdę długim okresem wakacji czynszowych, które zostały w wyniku negocjacji rozłożone na okres trwania całej umowy najmu tj. 60 miesięcy.

W tym momencie należało uwzględnić w procesie dwa problemy:

Trudne negocjacje w sprawie nowego biura, które wynikały z oceny standingu klienta (właścicielem jest międzynarodowy fundusz) i prognozowanego czasu zakończenia prac wykończeniowych nowego biura, które niestety przekraczały wypowiedzenie dotychczasowego biura. Naszym zadaniem było spięcie procesu przeprowadzki w czasie tak aby zabezpieczyć ciągłość funkcjonowania firmy. Zarekomendowaliśmy klientowi prowadzenie rozmów w jeszcze jednym, dwóch miejscach na wypadek nie podpisania umowy najmu w Hali Koszyki.

Dzięki dużemu zaufaniu jakim obdarzył nas klient, otrzymaliśmy od niego informację jaki lokal sam wcześniej rozważał na poważnie. Wróciliśmy do rozmów w budynku Europlex z prośbą o rezerwację i sprawdzenie możliwości wynajęcia lokalu pod specyficzne potrzeby Lloyd Group.

Równolegle trwała ocena standingu naszego klienta, który pomimo bardzo dobrych wyników finansowych cały czas znaczą część środków inwestował a to dla analityka finansowego u właściciela oznaczało pewne ryzyko. Większośc właścicieli biurowców przeprowadza analizę fiansową najemcy, który niemalże przypomina analizę kredytową przy zakupie mieszkania. Dlaczego? Ponieważ już na początku wynajmu właściciel budynku inwestuje swoją gotówkę w najemcę. Jak? Przeznaczając swoją gotówkę na wykończenie biura. To kwoty często rzędu 500 euro za mkw. W tym wypadku mówiliśmy o inwestycji rzędu miliona złotych.

Na naszą prośbę Lloyd Group przygotowało prezentację z wynikami finansowymi spółki za ostatnie 3 lata oraz założeniami biznesowymi na nadchodzące 5 lat. Byliśmy blisko. W tym momencie przydały się nasze dobre relacje właścicielem biurowca, którym wykazywał wolę kompromisu. Właściciel ostatecznie zgodził się na wynajem pod warunkiem podniesienia zabezpieczenia umowy najmu kaucją ze standardowej 3 miesięcznej do 6 miesięcznej.

Równolegle prowadziliśmy rozmowy i spotkania z kancelarią prawną reprezentującą właściciela w sprawie umowy najmu. Tutaj trudnym punktem okazała się polisa ubezpieczeniowa, która według wytycznych właściciela biurowca musiała opiewać na minimum 3,5 mln Zł. Budynek ze względu na swoją zabytkową specyfikę i systemy napowietrzania wymagał kilku nieszablonowych rozwiązań, przez które ostatecznie przeszliśmy.

Ponieważ negocjacje były trudne i długie również ze względu na korporacyjne działania i procedury właściciela budynku udało nam się przedłużyć umowę najmu dotychczasowego biura o 3 miesiące.

Ostatecznie pod koniec września podpisaliśmy umowę najmu a powierzchnia zgodnie z planem miała być oddana najemcy pod klucz 1 stycznia 2019 roku.

A rozpoczęcie całego procesu zaczęło się dokładnie 17 stycznia 2018 roku.

A więc cały proces zajął 11 miesięcy.

WYNIKI:


Prezes Lloyd Group Pan Kamil Kosior był tak zachwycony nowym biurem i jego koncepcją, jeszcze przed podpisaniem umowy najmu przekazał tę długo oczekiwaną nowinę całemu swojemu zespołowi. Wiadomośc spotkała się z niedowierzaniem, zaskoczeniem i radością.

Po zmianie na nowe biuro po roku nastąpił wzrost sprzedaży z 455 mieszkań do 524.

Po zmianie na nowe biuro po roku nastąpił wzrost zatrudnienia o 10 pracowników.

i na koniec kilka słów od naszego klienta:

Podczas poszukiwania biura mieliśmy kontakt z kilkoma pośrednikami. Nasze wymagania nie były łatwe do spełnienia. Resident 1 zupełnie to nie przeszkadzało i znalazł nam wyjątkowe biuro w Hali Koszyki, które od razu nas przekonało. Wsparcie Oskara Płukisa było bardzo cenne nie tylko przy wyszukiwaniu biura, ale też przy negocjacjach warunków. Bardzo dziękujemy i szczerze polecamy!

Bartłomiej Barwicz - współwłaściciel Lloyd Group

Live z Krzysztof Rzepkowski - Dr Sprzedaż w nieruchomościach
https://youtu.be/okwYOASZW6A

Dostępne oferty