STRESZCZENIE:

---

Jak przyczyniłam się do NARODZENIA SIĘ IDEI stworzenia miejsca promującego paliwa alternatywne - biura połączonego z showroomem i centrum konferencyjnym dla przedstawicieli największych marek na świecie. I jak ta idea jest realizowana w biurowcu klasy A.

TŁO

---

W pierwszym kontakcie Polskie Stowarzyszenie Paliw Alternatywnych zgłosiło się do mnie w odpowiedzi na promocję oferty luksusowego biura w zmodernizowanej zabytkowej kamienicy przy metrze Politechnika.

Po kluczowej rozmowie z Klientem, podczas której dowiedziałam się, że oprócz typowej biurowej pracy członkowie Stowarzyszenia odbywają wiele spotkań z przedstawicielami firm działających w szeroko pojętej branży elektromobilości oraz organizują konferencje promujące stosowanie paliw alternatywnych oraz nowoczesne rozwiązania w tej dziedzinie.

PROBLEM:

---

Największym problemem, jaki PSPA miało w dotychczasowej siedzibie był stan budynku. Zniszczona elewacja, brak windy, mało reprezentacyjna klatka bez domofonu przy głównym wejściu wykluczały zaproszenie przedstawicieli wiodących marek motoryzacyjnych, budynek nie nadawał się do zaproszenia potencjalnych partnerów. Klient musiał odpłatnie wynajmować sale konferencyjne w innym budynku na każde z prestiżowych spotkań, jakie przedstawiciele Stowarzyszenia odbywali dość często. Tracił przez to czas, pieniądze oraz Cierpiała też na tym wiarygodność organizacji (siedziba podmiotu zawsze świadczy o nim samym), co mogło przyczynić się do utraty potencjalnego sponsora i projektu.

Drugim problemem była powierzchnia obecnie zajmowanego przez Klienta lokalu, która powoli robiła się za mała aby pomieścić w komforcie wszystkich pracowników, dodatkowo Klient planował dalszy rozwój i zatrudnienie jeszcze kilku osób. Wygodniej też byłoby zespołowi na otwartej przestrzeni, gdzie mieliby ze sobą cały czas kontakt a obecnie zajmowali kilka oddzielnych pokoi biurowych.

Siedziba Stowarzyszenia mieściła się w przedwojennej kamienicy na Powiślu, blisko Metra Nowy Świat - Uniwersytet w 120-metrowym lokalu. Lokalizacja bardzo Klientom odpowiadała i najchętniej by jej nie zmieniali.

Podsumowując oczekiwania Klienta miałam znaleźć:

1. Biuro ze stanowiskami pracy dla 15 pracowników (najchętniej open space) oraz z salą konferencyjną na 12 osób.
2. Lokalizacja w Śródmieściu, najchętniej Powiśle.
3. Najchętniej przedwojenna, zmodernizowana kamienica biurowa z reprezentacyjnym lobby z recepcją, windą i ładną klatką schodową.
4. Jedno miejsce parkingowe do wyłącznej dyspozycji firmy.

ROZWIĄZANIA

---

Zazwyczaj w takiej sytuacji poświęcam czas na zastanowienie się co moim zdaniem jest dla Klienta najlepsze. Jaka nieruchomość może przyczynić się do jego rozwoju, zwiększenia efektywności, pozyskania nowych klientów i polepszenia wizerunku. Następnie sięgając do swojego doświadczenia staram się dopasować firmę czy organizację, którą obsługuję do znanych mi budynków.

PSPA, organizacja promująca nowoczesne rozwiązania technologiczne nie pasowała mi wizerunkowo do przedwojennej kamienicy. Jednak obok mojego wyobrażenia istnieje też zamysł Klienta, warto więc je podczas viewingów (prezentacji nieruchomości) porównać. Możliwość wyboru jest lepsza niż jej brak. Często zwracam klientom uwagę, że zmiana siedziby jest okazją do wejścia na inny poziom nieruchomości, otwieram ich na rozwiązania, których nie brali dotąd pod uwagę.

Ale jak znaleźć biuro w nowoczesnym biurowcu klasy A (w takim ich widziałam) w Śródmieściu i nie przekroczyć 15 €/1 mkw czynszu?

Poprosiłam, żeby poświęcili mi jeden dzień, podczas którego obejrzą zaproponowane przeze mnie lokale i powierzchnie. Panowie zdecydowali, że pozwolą się zaprowadzić tam, gdzie ja uznam za właściwe. Muszę zaznaczyć, że lubię takie sytuacje, a zaufanie Klienta, że nie zmarnuję jego czasu dodatkowo motywuje mnie do efektywnej pracy.

Organizując taki “tour” po Warszawie zawsze przedstawiam Klientowi plan i staram się tak ułożyć trasę, aby pokonać jak najmniej kilometrów i skończyć jak najbliżej miejsca pracy Klienta.

Wysyłam maila z planem dnia, w którym podaję godziny spotkań, adresy budynków wraz z linkami do oznaczenia budynku na Google Maps, co pozwala jednym ruchem włączyć nawigację do następnej lokalizacji oraz linkami do opisu i zdjęć oferty, chociaż Klienci zazwyczaj już nie oglądają ofert na ekranie skoro mają zaplanowaną trasę “na żywo”).

W dniu, w którym spotkałam się z przedstawicielami Stowarzyszenia pobiłam swój rekord. Pokazałam w jeden dzień 9 budynków.

W planie na ten dzień były:

• kamienica na Powiślu w sąsiedztwie siedziby Klienta,
• sześć najbardziej prestiżowych kamienic biurowych w Śródmieściu Południowym z możliwością wynajęcia potrzebnego Klientowi metrażu,
• dwa lokale w kamienicy mieszkalnej będące własnością niedużej firmy Jednak uznałam, że najlepszą propozycją będzie
• powierzchnia na parterze biurowca Riverside Park.

Argumenty za wyborem tego budynku i kondygnacji:

1. Preferowana przez Klienta lokalizacja - Powiśle
2. Nowoczesny, elastyczny budynek z możliwością zaaranżowania biura typu open space, co jest rzadkie przy biurach w kamienicy
3. Parter z wejściem z lobby z recepcją oraz drugim, niezależnym wejściem z parkingu - idealne umiejscowienie w budynku dla firmy, która często przyjmuje gości i organizuje konferencje
4. Możliwość wydzielenia dokładnie takiego metrażu, jakiego potrzebował Klient - powierzchnia na parterze została przeznaczona (jak w większości budynków biurowych) do podziału na mniejsze niż na pozostałych kondygnacjach moduły.

Nie przedstawiłam Zarządowi Stowarzyszenia tego pomysłu, postanowiłam zrobić im niespodziankę. Było to miejsce, w którym się spotkaliśmy.

Po obejrzeniu powierzchni na parterach budynków A i B w kompleksie okazało się, że moduł w budynku A ma dodatkowe atuty ważne dla Klienta:

1. Mobilne ściany dające możliwość elastycznego dostosowywania powierzchni do aktualnie realizowanego zadania: biuro można było podzielić na open space z biurkami dla pracowników, salę konferencyjną oraz showroom prezentujący elektromobilne urządzenia. W trakcie organizowania konferencji lub prezentacji nie zakłócając pracy zespołu można było oddzielić miejsce ze stanowiskami pracy łącząc jednocześnie showroom i salę konferencyjną i tworząc idealne miejsce na event.
2. Naziemne miejsca parkingowe przed tuż przed wejściem do lokalu umożliwiające utworzenie reprezentacyjnego stanowiska ładowania samochodów elektrycznych.
3. Możliwość zaparkowania dużej ilości aut gości na pobliskim parkingu pod halą Torwar.
4. Duże okna od podłogi do sufitu na całej długości lokalu umożliwiające montaż reklam i oznaczeń widocznych od frontu.

Podczas kolejnych prezentacji tego dnia poruszaliśmy się oznakowanym jako elektryczne autem jednej z niebieskich marek z logo PSPA. Kiedy z niego wysiadałam pod jedną z kamienic spotkałam obsługiwanego przeze mnie rok wcześniej mecenasa, wspólnika zarządzającego kancelarii, która wynajęła biuro na Wspólnej. “Widzę Pani Magdo, że jest Pani elektromobilna”- powiedział z uznaniem.

Zgodnie z moimi przewidywaniami, po dwóch dniach Panowie zdecydowali się ponownie obejrzeć parter w Riverside. Podczas spotkania ustaliliśmy która część biura na parterze najbardziej Klientowi odpowiada. Okazało się, że najchętniej przejęliby powierzchnię w ciągu dwóch miesięcy. W takim przypadku nawet jeśli przedstawiciel właściciela budynku twierdzi, że jest to możliwe, moim zadaniem jest przedstawić Klientowi jak wygląda procedura negocjacji i kiedy ekipa zaczyna remont (fit-out) powierzchni. Dzieje się to po podpisaniu umowy najmu i wpłaceniu zabezpieczenia oraz dostarczeniu przez najemcę odpisu wymaganego w umowie aktu notarialnego poddania się rygorowi egzekucji. Dodatkowo przed wykonaniem prac należy ze szczegółami uzgodnić ich zakres, wybrać materiały i sporządzić projekt wykonawczy.

Ustaliliśmy wstępnie, że na czas prac aranżacyjnych PSPA otrzymają powierzchnię zastępczą - fragment większego biura do remontu na IV piętrze. Klient najchętniej przeniósłby się na powierzchnię tymczasową w biurowcu od razu, ale udostępnienie jakiegokolwiek modułu w biurowcu wymaga podpisania docelowej umowy najmu, mieliśmy więc przed sobą pracę nad uzgodnieniem jej warunków.

Proces negocjacji umowy wyglądał następująco:

1. Otrzymanie wstępnej oferty najmu dedykowanej dla konkretnego podmiotu. Jest to pierwszy etap, który pokazuje czy właściciel jest w ogóle gotów przyjąć danego najemcę do swojej nieruchomości.
   W pierwszej ofercie zawarte zostały:
   • niższy niż wyjściowy czynsz najmu (co zdarza się rzadko, najczęściej osiąga się to wakacjami czynszowymi, gdyż wysokość czynszów wpływa na wartość budynków, jednak właściciel nie planuje sprzedawać Riverside Park, zatem wartość czynszu została obniżona aby pokazać, że najemca jest dobrze widziany,
   • wysokość opłat eksploatacyjnych
   • okres najmu - w tym przypadku było to 3 lub 5 lat
   • wysokość budżetu jaki właściciel był gotów przeznaczyć na aranżację powierzchni dla najemcy przy umowie na 3 oraz na 5 lat.
2. Wysłanie architektowi budynku wymagań Klienta w kwestii aranżacji układu pomieszczeń na powierzchni (tzw. wytycznych do space planu), etap ten wymaga od Klienta przemyślenia swoich potrzeb już mając na uwadze konkretny fragment kondygnacji.
3. Korekta space planu narysowanego przez architekta - zawsze znajdą się jakieś uwagi, w tym przypadku były to zmiany drobne, ale było ich wiele, a plan dojrzewał wraz z ideą Centrum Nowej Mobilności.
   Rysunek był wielokrotnie korygowany i z pierwotnego projektu 120 mkw netto zrobiło się prawie 199 mkw netto. W kamienicy tak dokładne dopasowanie liczby metrów kwadratowych do potrzeb najemcy nie jest możliwe.
4. Skierowanie space planu do wyceny prac aranżacyjnych - exel z wyceną jest zawsze załącznikiem do umowy najmu, tak naprawdę dopiero po ustaleniu finalnych kosztów aranżacji biura dla najemcy Fund Manager decyduje o szczegółach finansowej oferty.
   W tym przypadku (co jest dość częste) okazało się, że pierwsza wycena pożądanych zmian powierzchni ponad dwukrotnie przekracza zakładany przez właściciela budżet.
   W takim przypadku aby skutecznie zredukować koszty, umawiam spotkanie na powierzchni z wykonawcą i project managerem i rubryka po rubryce analizujemy które koszty można zredukować. Takie spotkanie często daje spektakularne efekty.
   Na powierzchni spędziliśmy około 2 godzin.
   Wykonawca miał szybko sporządzić skorygowaną wycenę, wykorzystać w niej jak najwięcej elementów zastanych już w lokalu. Oczekiwanie się przedłużało i w końcu okazało się, że tym razem sprawa okazała się trudniejsza i w toku rozmów właściciel zlecił kosztorys drugiej firmie i wybrał innego wykonawcę.
   Sporządzanie satysfakcjonującej strony wyceny prac trwało trzy miesiące.
5. W międzyczasie mieliśmy dwa spotkania w biurze właściciela, w trakcie których wspólnie z prawnikami stron uzgadnialiśmy treść umowy najmu.

Kryzys pojawił się w trakcie oczekiwania na korektę wyceny. Okres wakacyjny. Podczas oczekiwania na kolejną wycenę, gdy zbliżał się termin, w którym PSPA mieli wprowadzić się na powierzchnię tymczasową, której potrzebowali w związku z planowanym projektem przedłużające się procedury spowodowały, że w pewnym momencie Zarząd Stowarzyszenia podjął decyzję o rezygnacji z dalszych negocjacji.

Wiedziałam jednak, że znalezienie w Śródmieściu innego miejsca, które pozwoli spełnić ugruntowane już założenie stworzenia nie tylko biura, ale również miejsca spotkań, prezentacji i promocji- Centrum Nowej Mobilności będzie bardzo trudne, a chcąc pozostać przy czynszu porównywalnym z zaproponowanym w Riverside, wręcz niemożliwe.

Podczas długiej rozmowy przez telefon udało mi się namówić Prezesa, żeby nie dał się pokonać trudnościom. Wiem, że kiedy przez dużą korporację podejmowane są decyzje dotyczące niedawno zakupionych budynków często jest to połączone z ustalaniem innych rzeczy i byłam pewna, że tak jest w tym przypadku.

Podjęliśmy rozmowy.

6. Kolejnym etapem była ostateczna wycena, z której nowy wykonawca już naprawdę nie mógł nic wykreślić, a nadal przekraczała ona pierwotnie założony budżet. Mieliśmy za sobą już ustalenie, że pierwotne założony najem na maksimum 3 lata nie wchodzi w grę. Okres najmu ustaliliśmy na 5 lat z zastrzeżeniem możliwości wypowiedzenia przez najemcę umowy po okresie 3 lat, ale w tym przypadku najemca musiałby pokryć niezamortyzowane koszty nakładów. Pozostało oczekiwanie na decyzję Fund Managera funduszu, która zwiększyłaby budżet na fit-out. Dostaliśmy ją.
7. Teraz zostało nam tylko wynegocjowanie dostosowania instalacji elektrycznej do podłączenia ładowarki- właściciel budynku zgodził się przeprowadzić prace na swój koszt, jednak musieliśmy znów czekać na wycenę i decyzję centrali.

Kiedy byliśmy już gotowi do podpisania umowy okazało się, że najemca miejsca parkingowego, który ustnie zobowiązał się do jego odstąpienia stawia dodatkowe warunki. Zaproponowano nam inne miejsce, dużo mniej reprezentacyjne, nie od frontu, a z boku budynku. PSPA odrzucili propozycję. Negocjacje z najemcą zajmującym miejsce ostatecznie jednak zakończyły się sukcesem i nic już nie stało na przeszkodzie do zawarcia kontraktu.

Byłam tak zadowolona z przezwyciężenia trudności, że wolałam dmuchać na zimne i osobiście zawiozłam dwa egzemplarze umowy najmu z załącznikami do najemcy oraz przypilnowałam, aby na każdej z około 120 stron każdego z nich znalazły się parafki dwóch członków Zarządu. Następnie osobiście zawiozłam umowę do siedziby właściciela, a najemcom powiedziałam, że mogą wpłacać kaucję.

Czy to był koniec problemów? Nie do końca. Okazało się, że załączony do umowy najmu wzór aktu notarialnego poddania się rygorowi egzekucji co do zwrotu powierzchni po zakończeniu najmu oraz co do zapłaty określonej kwoty jest nieprawidłowy, jego treść jest niespójna z warunkami opisanymi w umowie i notariusz, do którego udali się PSPA nie podejmie się jego sporządzenia. Na szczęście znam dziewczynę, która jest obecnie notariuszką, a wiele lat była najzdolniejszą asystentką notariusza i sporządziła dla mnie i moich klientów wiele karkołomnych aktów notarialnych. Wiedziałam, że ona napisze wszystko zgodnie z prawem i etyką zawodową. Umówiłam Klientów aby załatwić ostatnią formalność niezbędną do rozpoczęcia remontu i powstania Centrum Nowej Mobilności. Na miejscu okazało się, że Prezes Zarządu PSPA zapomniał dowodu osobistego :-) Na szczęście akt notarialny był już sporządzony, wystarczyło złożyć podpisy, co się stało dwa dni później. Odpis aktu zawiozłam do siedziby właściciela i czekaliśmy jeszcze dwa dni na akceptację treści aktu z uwagi na brak zbieżności ze wzorem w załączniku. Oczywiście moja notariuszka się nie pomyliła i akt sporządzony był prawidłowo.

Byłam też obecna na spotkaniu podczas którego planowaliśmy ze szczegółami prace. Dobrze, że tam się zjawiłam, chociaż nie jest to standard pracy brokera. Wykonawca chciał zaproponować najemcy wykonanie sufitu podwieszanego zamiast otwarcia go, uporządkowania sufitowych instalacji i pomalowania ich na szaro. Miałam w telefonie zdjęcie powierzchni open space z podwieszanym sufitem, które pokazałam Klientom. I zgodzili się, że nie jest to styl, który chcieliby oglądać przez 5 lat :-)

WYNIKI:

---

Na zdjęciu widzicie prawie końcowy efekt kilku miesięcy pracy. Nie jest to ani największa metrażowo ani najdroższa transakcja w mojej karierze brokera nieruchomości komercyjnych ale uważam ją za swój największy sukces. Oglądanie efektu wspólnej pracy (bo do powstania tego miejsca przyczyniło się wiele osób) jest dla mnie powodem do dumy z dobrze wykonanego zadania.

Zostaliśmy z Oskarem zaproszeni do obejrzenia Centrum Nowej Mobilności. To tam rozwijać się będą idee i technologie. I na koniec kilka słów od PSPA po mojej prośbie o ocenę mojej pracy:

Z“Ocena może być tylko jedna i możemy ją napisać w każdym możliwym miejscu. Nie tylko byśmy ja jednak chcieli wyrazić publicznie na stronie www, lecz też osobiście. Zapraszamy serdecznie do odwiedzin - może w czwartek?”

Musi Pani zobaczyć efekty, których bez Pani wsparcia nie udałoby się osiągnąć. My jesteśmy efektem końcowym zachwyceni, a nasz zachwyt się przekłada na jeszcze

większe wyrazy podziękowania pod adresem Pani pracy. Jest naprawdę za co dziękować. Biuro PSPA zawsze dla Pani będzie stało otworem. Jeśli przyjdzie nam w przyszłości zmieniać (na większe, mam nadzieje), to tylko z Pani pomocą :)

Oraz od właściciela Riverside Park: