Jak przyczyniłam się do NARODZENIA SIĘ IDEI stworzenia miejsca promującego paliwa alternatywne - biura połączonego z showroomem i centrum konferencyjnym dla przedstawicieli największych marek na świecie. I jak ta idea jest realizowana w biurowcu klasy A.
W pierwszym kontakcie Polskie Stowarzyszenie Paliw Alternatywnych zgłosiło się do mnie w odpowiedzi na promocję oferty luksusowego biura w zmodernizowanej zabytkowej kamienicy przy metrze Politechnika.
Po kluczowej rozmowie z Klientem, podczas której dowiedziałam się, że oprócz typowej biurowej pracy członkowie Stowarzyszenia odbywają wiele spotkań z przedstawicielami firm działających w szeroko pojętej branży elektromobilości oraz organizują konferencje promujące stosowanie paliw alternatywnych oraz nowoczesne rozwiązania w tej dziedzinie.
Największym problemem, jaki PSPA miało w dotychczasowej siedzibie był stan budynku. Zniszczona elewacja, brak windy, mało reprezentacyjna klatka bez domofonu przy głównym wejściu wykluczały zaproszenie przedstawicieli wiodących marek motoryzacyjnych, budynek nie nadawał się do zaproszenia potencjalnych partnerów. Klient musiał odpłatnie wynajmować sale konferencyjne w innym budynku na każde z prestiżowych spotkań, jakie przedstawiciele Stowarzyszenia odbywali dość często. Tracił przez to czas, pieniądze oraz Cierpiała też na tym wiarygodność organizacji (siedziba podmiotu zawsze świadczy o nim samym), co mogło przyczynić się do utraty potencjalnego sponsora i projektu.
Drugim problemem była powierzchnia obecnie zajmowanego przez Klienta lokalu, która powoli robiła się za mała aby pomieścić w komforcie wszystkich pracowników, dodatkowo Klient planował dalszy rozwój i zatrudnienie jeszcze kilku osób. Wygodniej też byłoby zespołowi na otwartej przestrzeni, gdzie mieliby ze sobą cały czas kontakt a obecnie zajmowali kilka oddzielnych pokoi biurowych.
Siedziba Stowarzyszenia mieściła się w przedwojennej kamienicy na Powiślu, blisko Metra Nowy Świat - Uniwersytet w 120-metrowym lokalu. Lokalizacja bardzo Klientom odpowiadała i najchętniej by jej nie zmieniali.
Podsumowując oczekiwania Klienta miałam znaleźć:
Zazwyczaj w takiej sytuacji poświęcam czas na zastanowienie się co moim zdaniem jest dla Klienta najlepsze. Jaka nieruchomość może przyczynić się do jego rozwoju, zwiększenia efektywności, pozyskania nowych klientów i polepszenia wizerunku. Następnie sięgając do swojego doświadczenia staram się dopasować firmę czy organizację, którą obsługuję do znanych mi budynków.
PSPA, organizacja promująca nowoczesne rozwiązania technologiczne nie pasowała mi wizerunkowo do przedwojennej kamienicy. Jednak obok mojego wyobrażenia istnieje też zamysł Klienta, warto więc je podczas viewingów (prezentacji nieruchomości) porównać. Możliwość wyboru jest lepsza niż jej brak. Często zwracam klientom uwagę, że zmiana siedziby jest okazją do wejścia na inny poziom nieruchomości, otwieram ich na rozwiązania, których nie brali dotąd pod uwagę.
Ale jak znaleźć biuro w nowoczesnym biurowcu klasy A (w takim ich widziałam) w Śródmieściu i nie przekroczyć 15 €/1 mkw czynszu?
Poprosiłam, żeby poświęcili mi jeden dzień, podczas którego obejrzą zaproponowane przeze mnie lokale i powierzchnie. Panowie zdecydowali, że pozwolą się zaprowadzić tam, gdzie ja uznam za właściwe. Muszę zaznaczyć, że lubię takie sytuacje, a zaufanie Klienta, że nie zmarnuję jego czasu dodatkowo motywuje mnie do efektywnej pracy.
Organizując taki “tour” po Warszawie zawsze przedstawiam Klientowi plan i staram się tak ułożyć trasę, aby pokonać jak najmniej kilometrów i skończyć jak najbliżej miejsca pracy Klienta.
Wysyłam maila z planem dnia, w którym podaję godziny spotkań, adresy budynków wraz z linkami do oznaczenia budynku na Google Maps, co pozwala jednym ruchem włączyć nawigację do następnej lokalizacji oraz linkami do opisu i zdjęć oferty, chociaż Klienci zazwyczaj już nie oglądają ofert na ekranie skoro mają zaplanowaną trasę “na żywo”).
W dniu, w którym spotkałam się z przedstawicielami Stowarzyszenia pobiłam swój rekord. Pokazałam w jeden dzień 9 budynków.
W planie na ten dzień były:
Argumenty za wyborem tego budynku i kondygnacji:
Nie przedstawiłam Zarządowi Stowarzyszenia tego pomysłu, postanowiłam zrobić im niespodziankę. Było to miejsce, w którym się spotkaliśmy.
Po obejrzeniu powierzchni na parterach budynków A i B w kompleksie okazało się, że moduł w budynku A ma dodatkowe atuty ważne dla Klienta:
Podczas kolejnych prezentacji tego dnia poruszaliśmy się oznakowanym jako elektryczne autem jednej z niebieskich marek z logo PSPA. Kiedy z niego wysiadałam pod jedną z kamienic spotkałam obsługiwanego przeze mnie rok wcześniej mecenasa, wspólnika zarządzającego kancelarii, która wynajęła biuro na Wspólnej. “Widzę Pani Magdo, że jest Pani elektromobilna”- powiedział z uznaniem.
Zgodnie z moimi przewidywaniami, po dwóch dniach Panowie zdecydowali się ponownie obejrzeć parter w Riverside. Podczas spotkania ustaliliśmy która część biura na parterze najbardziej Klientowi odpowiada. Okazało się, że najchętniej przejęliby powierzchnię w ciągu dwóch miesięcy. W takim przypadku nawet jeśli przedstawiciel właściciela budynku twierdzi, że jest to możliwe, moim zadaniem jest przedstawić Klientowi jak wygląda procedura negocjacji i kiedy ekipa zaczyna remont (fit-out) powierzchni. Dzieje się to po podpisaniu umowy najmu i wpłaceniu zabezpieczenia oraz dostarczeniu przez najemcę odpisu wymaganego w umowie aktu notarialnego poddania się rygorowi egzekucji. Dodatkowo przed wykonaniem prac należy ze szczegółami uzgodnić ich zakres, wybrać materiały i sporządzić projekt wykonawczy.
Ustaliliśmy wstępnie, że na czas prac aranżacyjnych PSPA otrzymają powierzchnię zastępczą - fragment większego biura do remontu na IV piętrze. Klient najchętniej przeniósłby się na powierzchnię tymczasową w biurowcu od razu, ale udostępnienie jakiegokolwiek modułu w biurowcu wymaga podpisania docelowej umowy najmu, mieliśmy więc przed sobą pracę nad uzgodnieniem jej warunków.
Proces negocjacji umowy wyglądał następująco:
Kryzys pojawił się w trakcie oczekiwania na korektę wyceny. Okres wakacyjny. Podczas oczekiwania na kolejną wycenę, gdy zbliżał się termin, w którym PSPA mieli wprowadzić się na powierzchnię tymczasową, której potrzebowali w związku z planowanym projektem przedłużające się procedury spowodowały, że w pewnym momencie Zarząd Stowarzyszenia podjął decyzję o rezygnacji z dalszych negocjacji.
Wiedziałam jednak, że znalezienie w Śródmieściu innego miejsca, które pozwoli spełnić ugruntowane już założenie stworzenia nie tylko biura, ale również miejsca spotkań, prezentacji i promocji- Centrum Nowej Mobilności będzie bardzo trudne, a chcąc pozostać przy czynszu porównywalnym z zaproponowanym w Riverside, wręcz niemożliwe.
Podczas długiej rozmowy przez telefon udało mi się namówić Prezesa, żeby nie dał się pokonać trudnościom. Wiem, że kiedy przez dużą korporację podejmowane są decyzje dotyczące niedawno zakupionych budynków często jest to połączone z ustalaniem innych rzeczy i byłam pewna, że tak jest w tym przypadku.
Podjęliśmy rozmowy.
Kiedy byliśmy już gotowi do podpisania umowy okazało się, że najemca miejsca parkingowego, który ustnie zobowiązał się do jego odstąpienia stawia dodatkowe warunki. Zaproponowano nam inne miejsce, dużo mniej reprezentacyjne, nie od frontu, a z boku budynku. PSPA odrzucili propozycję. Negocjacje z najemcą zajmującym miejsce ostatecznie jednak zakończyły się sukcesem i nic już nie stało na przeszkodzie do zawarcia kontraktu.
Byłam tak zadowolona z przezwyciężenia trudności, że wolałam dmuchać na zimne i osobiście zawiozłam dwa egzemplarze umowy najmu z załącznikami do najemcy oraz przypilnowałam, aby na każdej z około 120 stron każdego z nich znalazły się parafki dwóch członków Zarządu. Następnie osobiście zawiozłam umowę do siedziby właściciela, a najemcom powiedziałam, że mogą wpłacać kaucję.
Czy to był koniec problemów? Nie do końca. Okazało się, że załączony do umowy najmu wzór aktu notarialnego poddania się rygorowi egzekucji co do zwrotu powierzchni po zakończeniu najmu oraz co do zapłaty określonej kwoty jest nieprawidłowy, jego treść jest niespójna z warunkami opisanymi w umowie i notariusz, do którego udali się PSPA nie podejmie się jego sporządzenia. Na szczęście znam dziewczynę, która jest obecnie notariuszką, a wiele lat była najzdolniejszą asystentką notariusza i sporządziła dla mnie i moich klientów wiele karkołomnych aktów notarialnych. Wiedziałam, że ona napisze wszystko zgodnie z prawem i etyką zawodową. Umówiłam Klientów aby załatwić ostatnią formalność niezbędną do rozpoczęcia remontu i powstania Centrum Nowej Mobilności. Na miejscu okazało się, że Prezes Zarządu PSPA zapomniał dowodu osobistego :-) Na szczęście akt notarialny był już sporządzony, wystarczyło złożyć podpisy, co się stało dwa dni później. Odpis aktu zawiozłam do siedziby właściciela i czekaliśmy jeszcze dwa dni na akceptację treści aktu z uwagi na brak zbieżności ze wzorem w załączniku. Oczywiście moja notariuszka się nie pomyliła i akt sporządzony był prawidłowo.
Byłam też obecna na spotkaniu podczas którego planowaliśmy ze szczegółami prace. Dobrze, że tam się zjawiłam, chociaż nie jest to standard pracy brokera. Wykonawca chciał zaproponować najemcy wykonanie sufitu podwieszanego zamiast otwarcia go, uporządkowania sufitowych instalacji i pomalowania ich na szaro. Miałam w telefonie zdjęcie powierzchni open space z podwieszanym sufitem, które pokazałam Klientom. I zgodzili się, że nie jest to styl, który chcieliby oglądać przez 5 lat :-)
Na zdjęciu widzicie prawie końcowy efekt kilku miesięcy pracy. Nie jest to ani największa metrażowo ani najdroższa transakcja w mojej karierze brokera nieruchomości komercyjnych ale uważam ją za swój największy sukces. Oglądanie efektu wspólnej pracy (bo do powstania tego miejsca przyczyniło się wiele osób) jest dla mnie powodem do dumy z dobrze wykonanego zadania.
Zostaliśmy z Oskarem zaproszeni do obejrzenia Centrum Nowej Mobilności. To tam rozwijać się będą idee i technologie. I na koniec kilka słów od PSPA po mojej prośbie o ocenę mojej pracy:
Z“Ocena może być tylko jedna i możemy ją napisać w każdym możliwym miejscu. Nie tylko byśmy ja jednak chcieli wyrazić publicznie na stronie www, lecz też osobiście. Zapraszamy serdecznie do odwiedzin - może w czwartek?”
Musi Pani zobaczyć efekty, których bez Pani wsparcia nie udałoby się osiągnąć. My jesteśmy efektem końcowym zachwyceni, a nasz zachwyt się przekłada na jeszczewiększe wyrazy podziękowania pod adresem Pani pracy. Jest naprawdę za co dziękować. Biuro PSPA zawsze dla Pani będzie stało otworem. Jeśli przyjdzie nam w przyszłości zmieniać (na większe, mam nadzieje), to tylko z Pani pomocą :)
Oraz od właściciela Riverside Park:
Pani Magdo, dziękuję za rewelacyjną współpracę i wzorowe przeprowadzenie procesu. Dzięki Pani zaangażowaniu i profesjonalizmowi Riverside Park pozyskał fantastycznego najemcę!
Chętnie udzielimy Ci odpowiedzi oraz doradzimy we wszelkich trudnych zagadnieniach dotyczących najmu.